Leistung · Automatisierung
Der Ablauf, den Sie jeden Tag von Hand machen, muss nicht jeden Tag von Hand gemacht werden.
Bestätigungen, Nachfassmails, Terminerinnerungen, dieselben Daten in zwei Programmen: Arbeit, die niemandem auffällt, solange sie erledigt wird, und die auffällt, sobald sie einmal liegen bleibt. So etwas richte ich einmal ein.
Ob es sich lohnt, ist eine Rechnung – keine Geschmacksfrage.
Nehmen Sie den Ablauf, der Ihnen zuerst eingefallen ist, als Sie diese Seite geöffnet haben. Zählen Sie, wie oft er im Monat vorkommt, und schätzen Sie, wie viele Minuten er jedes Mal kostet – inklusive der Zeit, die es braucht, wieder in die vorherige Arbeit zurückzufinden.
Das Ergebnis ist der Betrag an Zeit, um den es geht. Alles Weitere ist eine Frage, ob die Einrichtung dagegen ankommt.
Faustregel
Unter zwei Stunden im Monat rate ich in der Regel ab. Der Ablauf müsste dann jahrelang unverändert laufen, damit die Einrichtung sich rechnet – und Abläufe ändern sich.
Was die Rechnung nicht erfasst
Die Fälle, die vergessen werden. Eine Anfrage ohne Antwort, ein Termin ohne Erinnerung, eine Rechnung, die niemand nachverfolgt hat. Was das kostet, taucht in keiner Zeitrechnung auf – aber es kostet.
Wann Sie mich nicht brauchen
Wenn Ihr Programm die Sache selbst kann und die Funktion nur nie eingeschaltet wurde. Das kommt vor. Wenn es im Gespräch herauskommt, sage ich es Ihnen, statt Ihnen etwas daneben zu bauen.
Abläufe, die sich dafür eignen.
Fünf Beispiele, jeweils mit dem Zustand davor. Wenn Sie sich in der linken Spalte wiedererkennen, handelt diese Seite von Ihnen.
Eingangsbestätigung auf Anfragen
Heute Eine Anfrage kommt per Formular oder Mail und liegt im Postfach, bis jemand Zeit hat.
Eingerichtet Der Absender bekommt binnen Sekunden eine Bestätigung, und die Anfrage steht gleichzeitig in Ihrer Liste – mit Datum, Quelle und allem, was im Formular stand.
Nachfassen, ohne daran zu denken
Heute Ein Angebot ist raus, der Kunde meldet sich nicht, und nach drei Wochen fällt es zufällig wieder auf.
Eingerichtet Wer nach einer festgelegten Frist nicht geantwortet hat, bekommt eine Nachfassmail. Einmal, nicht dreimal – und sie unterbleibt, sobald eine Antwort da ist.
Angebot und Rechnung aus demselben Datensatz
Heute Die Daten des Kunden werden ins Angebot getippt und später noch einmal in die Rechnung.
Eingerichtet Beides entsteht aus einem Datensatz, wird versendet und bleibt nachverfolgbar. Was einmal richtig erfasst ist, wird nicht zweimal falsch getippt.
Terminbestätigung und Erinnerung
Heute Termine stehen im Kalender, und ob jemand am Vortag erinnert wurde, weiß man erst, wenn der Stuhl leer bleibt.
Eingerichtet Bestätigung sofort nach der Buchung, Erinnerung am Vortag. Beides läuft, ohne dass jemand daran denken muss.
Zwei Systeme, ein Datenstand
Heute Dieselben Daten werden in zwei Programme eingetippt, weil die beiden nicht miteinander reden.
Eingerichtet Die Systeme gleichen sich ab, sofern beide eine Schnittstelle haben. Ob sie eine haben, prüfe ich vor dem Angebot – nicht danach.
Ihr Ablauf steht nicht dabei? Das ist der Normalfall. Die Liste zeigt die Art von Aufgabe, nicht den Katalog – beschreiben Sie mir Ihren, und ich sage Ihnen, ob er dazugehört.
Was sich automatisieren lässt – und was nicht.
Die rechte Spalte ist nicht die Kleingedruckte. Sie ist der Grund, warum am Anfang ein Gespräch steht und kein Angebot.
Geeignet
- Der Ablauf wiederholt sich und läuft jedes Mal gleich ab.
- Er kostet in Summe spürbar Zeit – nicht, weil er lange dauert, sondern weil er oft vorkommt.
- Es gibt eine klare Regel dafür, was wann passieren soll. Diese Regel muss aussprechbar sein.
- Die beteiligten Programme lassen sich von außen ansprechen oder es geht um E-Mail, Kalender und Formulare.
Nicht geeignet
- Der Ablauf braucht bei jedem Durchgang ein Urteil, das nur ein Mensch fällen kann.
- Er kommt zweimal im Jahr vor. Dann kostet die Einrichtung mehr, als das Handanlegen je kosten wird.
- Sie brauchen eine eigene Software mit Benutzerverwaltung und Oberfläche. Das ist ein Projekt, keine Automatisierung.
- Das System, um das es geht, hat keine Schnittstelle und lässt sich nur über den Bildschirm bedienen.
Vier Schritte, und Sie wissen an jedem, was als Nächstes kommt.
Die ersten beiden Schritte kosten Sie nichts außer Zeit. Der Preis entsteht erst, wenn ich den Ablauf kenne – vorher wäre er geraten.
01
Gespräch
30 Minuten, unverbindlich
Sie beschreiben den Ablauf, so wie er heute läuft. Ich sage Ihnen am Ende des Gesprächs, ob sich das automatisieren lässt – auch dann, wenn die Antwort nein lautet.
02
Ablauf aufnehmen
ein Termin, meist vor Ort oder am Bildschirm
Jeder Schritt wird einmal durchgegangen: Was löst ihn aus, wer macht was, welche Programme sind beteiligt, was passiert bei einer Ausnahme. Diese Aufnahme ist die Grundlage für den Preis.
03
Festpreis-Angebot
schriftlich, vor Baubeginn
Fester Betrag, fester Umfang, benannte Schritte. Darin steht auch, was die Automatisierung im laufenden Betrieb kostet – Dienste, die sie benutzt, werden nicht unterschlagen.
04
Einrichtung und Übergabe
erst im Testlauf, dann scharf
Der Ablauf läuft zunächst mit, ohne etwas zu verschicken, damit Sie sehen, was er tun würde. Erst danach geht er scharf, und ich zeige Ihnen, wie Sie ihn anhalten, wenn Sie ihn anhalten wollen.
Warum hier keine Zahl steht.
Bei Websites nenne ich Festpreise, weil ich weiß, was eine Website kostet. Bei einer Automatisierung weiß ich das erst, wenn ich den Ablauf kenne: Zwei Schritte sind etwas anderes als neun, und ein System mit Schnittstelle ist etwas anderes als eines ohne.
Eine Zahl von der Stange wäre geraten – und säße hinterher falsch. Entweder zu Ihren Lasten oder zu meinen, und beides endet in einem Gespräch, das niemand führen will.
Was Sie stattdessen bekommen: nach der Aufnahme des Ablaufs ein schriftliches Angebot mit festem Betrag und benanntem Umfang. Was nicht drinsteht, wird auch nicht abgerechnet.
Endpreis. Kein Umsatzsteuerausweis (§ 19 UStG).
Ein Wort zu den Daten, bevor Sie fragen müssen.
Ein automatisierter Ablauf fasst die Daten Ihrer Kunden an – anders geht es nicht. Im Angebot steht deshalb, welche Dienste beteiligt sind und wo sie ihre Daten halten. Wenn ein Dienst außerhalb der EU liegt, steht das da, und Sie entscheiden vorher, nicht hinterher.
Wo es nötig ist, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Das ist kein Zusatzprodukt, sondern gehört zum Auftrag.
Sie brauchen zuerst eine Website?
Dann fangen wir dort an. Eine Automatisierung setzt meistens an einer Stelle an, an der ohnehin schon etwas läuft – ein Formular, ein Postfach, ein Kalender. Beides zusammen im selben Auftrag geht, muss aber nicht.
Beschreiben Sie mir den Ablauf. Den Rest sortiere ich.
Dreißig Minuten, unverbindlich, ohne Vorbereitung. Sie erzählen, wie es heute läuft; ich sage Ihnen, ob sich daran etwas ändern lässt – und wenn nicht, auch das.